Vissa kunder kommer med ett färdigt facit. Andra vet inte ens hur många medarbetare de ska dimensionera för. Så hanterar du båda.
En kund kommer till första mötet med ett facit. Styrdokument, rumsprogram uträknat till minsta kvadratmeter, exakt antal medarbetare per avdelning. Nästa kund vet knappt om det blir tjugo eller sjuttio personer som ska rymmas i det nya kontoret. Samma typ av uppdrag, samma bransch men två helt olika utgångspunkter. Bemöter du dem på samma sätt blir det första projektet övertydligt styrt och det andra kaotiskt.
Nadja Tolstoy och Linus Fridén på Tengbom pratar om just den spännvidden i sitt samtal med Pendax vd Janne Frisell och beskriver den som en av de svåraste delarna av ett kontorsprojekt. Svårare än själva gestaltningen eftersom allt som kommer efter bygger på att den här diagnosen blir rätt.
Med en kund som redan har ett genomarbetat underlag handlar rollen som arkitekt mindre om att ta fram nya svar och mer om att pröva de svar som redan finns. Stämmer antagandet om hybridgrad fortfarande? Är rumsprogrammet dimensionerat för dagens sätt att arbeta, eller för hur det såg ut när dokumentet skrevs för två år sedan? Här är uppgiften att vara en konstruktiv granskare, inte en passiv verkställare.
Med en kund som befinner sig i andra änden av skalan ser arbetet helt annorlunda ut. Där räcker det inte att fråga vad kunden vill ha, eftersom kunden själv inte vet. Det krävs istället tidiga workshops med flera roller i organisationen, scenarioplanering kring tillväxt och ofta en förmåga att ställa frågor som kunden inte visste att de behövde svara på. Som hur stor andel av personalen som faktiskt förväntas vara på plats en genomsnittlig tisdag, inte hur många skrivbord som formellt finns i organisationsschemat.
Det är sällan produktivt att försöka pressa in en osäker kund i samma mall som en välförberedd. Det som fungerar är att identifiera var på skalan kunden befinner sig så tidigt som möjligt och låta processens första veckor se olika ut beroende på svaret.
En praktisk konsekvens av osäkerheten är att man sällan bör låsa in en lösning som bara fungerar om gissningen om antal medarbetare stämmer. Möbler som går att skala upp eller ner utan att hela rummet behöver ritas om, som bord som kan kopplas samman eller delas beroende på hur många som faktiskt behöver plats en given dag. Gör att en felbedömning i behovsanalysen blir en justering snarare än en omprojektering.
Ett bra svar på en osäker behovsanalys är sällan en mer exakt gissning. Det är en lösning som klarar av att gissningen var fel.
Läs mer om Flex Table, bordet som är byggt för att växa med organisationen snarare än för en enda, låst siffra: FlexTable | Pendax AB